手续办理

沧州职业技术学院学生档案管理办法

2012年02月28日 浏览量: 评论() 来源: 作者:

 

沧州职业技术学院学生档案管理办法
 
为了使我院学生档案管理工作更加规范化、制度化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的有关规定,切实维护学生档案的完整性和真实性,充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用,结合我院实际情况,特制定本办法:
一、档案材料的收集和归档:
(一)、档案材料的收集、归档是学生档案工作的主要任务。档案材料的收集、归档不仅是学生管理部门的任务,也是各有关形成学生档案材料部门的任务。招生就业处负责全院学生档案的各项日常管理工作,各系及有关部门根据本职责范围负责材料的填写和收集工作。
(二)、归档材料的内容:
1、学生初、高中阶段档案;
2、录取通知书;
3、高中入学体检表、报名登记表、成绩与志愿表;
4、学籍表;
5、学生军训鉴定表;
6、学生奖惩材料;
7、毕业生登记表;
8、学生学习成绩单;
9、入学体检表;
10、其它可供组织参考有保存价值的材料。
(三)归档材料的整理和要求:
1、每届新生入学报到时,各系负责接收本系学生初高中阶段档案,各类招生结束后(10月20日前),招生办应及时将学生的体检表、报名登记表、成绩与志愿表进行打印,移交各系。移交过程中,必须认真清点、核对,并办理交接手续。
2新生入学报到后两个月,招生就业处发《学生基本情况记载表》,由辅导员组织填写,各系从就业处取回档案袋,将学生原始档案材料,包括(中)高考成绩、体检表、(初)高中党、团员材料、录取通知书、入学记载表等装入本人档案袋。装入档案袋后,把封面内容逐一填写齐全,分班按学号从小到大顺序排好,由辅导员老师送到招生就业处档案室。
3新学年开始(9月份),招生就业处发放《学藉表》,由辅导员负责填写,于10月份开学一个月后,经核实无误后交到招生就业处归档。
4所有归档材料必须做到完整真实,各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水笔书写,文字要清晰、工整。上交归档材料前,辅导员必须将材料按班级、学号顺序,由小到大排列。凡材料规定由有关部门审查盖章的,相关部门必须加盖公章。
5归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。如归档材料不符合归档要求,招生就业处有权退回,由递交人按要求重新组织整理。
6所有归档材料的评语一定要从德、智、体及综合能力素质方面全面评价。
7、各系于每年应届毕业生毕业前,在招生就业处统一规定的时间内,将档案整理完毕,由招生就业审查合格后,贴封条并盖封口专用章后,发放到各系。
二、档案的查阅和要求:
(一)、因工作需要,以下人员可查阅学生档案:
1、学校领导;
2、与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人;
3、各系党政主要负责人、辅导员(仅限本系的学生档案);
4、校外单位来人需查学生档案,必须要有介绍信。
(二)、查阅档案时,按规定在《查阅档案登记表》上登记,并注明查阅事由。任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换、拍摄、复制档案材料。
(三)、任何人查阅档案时,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。
(四)、档案一般只能在学生档案室查阅。如因工作需要必须借出使用时,借用人应说明理由,经招生就业处、档案所在系负责人批准后,方可办理借出手续。档案应在规定期限内归还,归还时,管理人员要认真核对档案材料数目,确保安全。
三、学生档案处理办法
(一)、退学学生档案,要凭退学审批表和退学证明办理档案转递手续。
(二)、学生毕业后,因特殊原因档案需暂留学校,毕业生应在当年5月20日前提出申请,由学生所在的系填写《档案传递登记表》,交招生就业处签字查收,二年以内学校免费保管(免费保管截至日期为毕业后第二年6月30日)。(三)、在档案存放期间落实工作单位的毕业生,应当及时来学院办理有关档案转档手续,在办理档案转移手续时,需要出示接收单位调档函,由招生就业处向接收单位寄发。
(四)、转学或升学的学生,应在转学或升学手续办妥后一个月内,来学院办理档案转移手续。
(五)、由于个人原因使档案丢失,需要补办在校期间档案的,可以凭我院毕业证书申请补办,并缴纳补办费用20元;退学、开除学籍的学生,其档案转递到父母单位或村委会。
本办法适用于我院全体学生,自2011年9月1日起执行,由招生就业处负责解释。

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